実証事業を通じて、宮崎県職員・事業者双方の業務効率化を検証
自治体・民間企業にシステム開発・DX推進支援を行うジャパンシステム株式会社（本社：東京都渋谷区、代表執行役社長：斎藤英明、以下、当社）は、宮崎県（知事：河野俊嗣）より受託していた「社会福祉施設等の指導監査計画・管理の一元化」実証事業（以下、本事業）が終了しましたので、その結果についてお知らせします。本事業では「指導監査システム」を活用し、指導監査業務における対象施設の抽出、事業者との連絡、庁内外への報告といった一連の業務システム化を検証し、合計で約2,050時間に及ぶ作業削減および業務効率化が確認されました。なお、本事業の対象業務は、指導監査、指導検査という名称で各都道府県、指定都市および中核市で広く実施されているものです。
■本事業の背景
宮崎県は、限られた人員・財源の中で、多様化・高度化する行政ニーズに的確に対応し、県民サービスの向上を図るため、ICT 企業との実証等を通じたデジタルガバメントの推進に取り組んでいます。本事業はその一環として、宮崎県庁と事業者間を横断したデータ連携プラットフォーム「指導監査システム」を構築し、業務効率化の効果を検証する試みです。
■本事業の概要と結果
指導監査システムの活用により業務効率化が見込まれる領域
令和4年度に実施した旧実地指導、指導監査を行った事業所を対象に、当時提出された事前提出資料、実施通知、結果通知等の情報をシステムへ入力。事業所側の操作は、県職員が実施し、宮崎県および指導監査対象となる施設における業務効率化を検証しました。
対象施設：障がい者支援施設
事業期間：2024年11月～2025年3月
1.指導監査対象施設リストの作成業務自体の削減（年間約275時間の削減）
従来は、庁内の各部門で施設に関する業務データが個別に管理されており、指導監査対象施設リスト作成の際には、職員が手作業でExcel等の各データを取りまとめ、突合・統合する必要がありました。そのため、年間で約275時間の作業が必要になると想定されていました。今回のシステム導入により、CSVファイルをシステムに投入するのみで、対象施設のリスト作成ができるようになり、本作業が完全に削減されることを確認しました。
2.監査結果の取りまとめ作業の削減（年間約1,790時間の削減）
これまで、事前提出書類と現地監査結果を手作業で取りまとめ、事業所への結果通知書および国への提出書類を作成していました。各事業所からの提出物や監査実績を本システムに入力し、一元管理することにより、報告書が自動作成される仕組みとなりました。その結果、従来約5,120時間かかっていた取りまとめ作業の時間を約35％削減できることが確認されました。
3.事業所との連絡および情報照会業務の効率化
事業者と連携する業務において、導入時のシミュレーションを行った結果、システム化により、事業所への通知作業や住所確認の手間と郵送コストの削減、事業所とのやりとり自動化による時間短縮、監査実施先の選定漏れ防止が実現されることを確認しました。
※各結果における所要時間は、いずれも過去の実績などから算出した想定の業務工数です
※報告書の詳細については、以下よりお問い合わせ、ご確認ください
資料名：「ServiceNow」指導監査業務システム化に関する実証結果報告(宮崎県様)
URL：https://public.japan-systems.co.jp/resources/case_introduction_servicenow_audit/
■当社の今後の展開
本事業を通じて、システム導入により、宮崎県のデジタルガバメント推進と業務効率化に向けた取り組みが着実に実現されることが明らかとなりました。また、本事業で得られた結果から、当社は社会福祉施設をはじめ、定期的な指導監査や検査、情報収集が必要な類似業務（消防、医療、薬事、衛生、保育施設、介護等の立入検査業務）においてもシステムを活用した業務効率化が可能と考えています。今後も当社は、自治体および民間企業のDX推進支援を推進してまいります。
■ジャパンシステム株式会社について（https://www.japan-systems.co.jp/）
本社 ：〒151-8404 東京都渋谷区代々木1-22-1 JRE代々木一丁目ビル
設立 / 資本金 ：2020年7月（創立 1969年6月） / 1億円
代表者 ：代表執行役社長 斎藤 英明
事業内容 ：業務アプリケーション・ソフトウェア開発/インフラ導入・構築サービス、他
＜本リリースに関するお問い合わせ先＞
ジャパンシステム株式会社 経営戦略室 広報担当
TEL :03-5309-0385/ E-mail :media@japan-systems.co.jp
＜本事業に関するお問い合わせ先＞
ジャパンシステム株式会社 ServiceNow事業本部 営業部
TEL :03-5309-0403 /Email :servicenow-info@japan-systems.co.jp
＜本プレスリリースの素材ダウンロード＞
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