約7割が文書管理システムを導入する一方、紙とデジタルの混在や紙文書の保管スペース不足など、現場の課題が浮き彫りに
一般社団法人日本経営協会（本部事務局：東京都渋谷区 会長：高原 豪久）は、2025年11月12日～2026年1月8日の期間、全国の自治体（1,788自治体）を対象に、「地方自治体における公文書管理のデジタル化に関する調査」を実施、その結果をとりまとめた『地方自治体における公文書管理のデジタル化に関する調査２０２５ 調査結果報告書』を刊行いたしました。なお、本調査では934自治体から回答を得ています。
本調査では、公文書管理システムの導入状況やデジタル化の進捗、紙媒体の管理負担、運用体制・人材育成上の課題等について明らかにしました。
調査の結果、約7割の自治体が文書管理システムを導入している一方、紙文書とデジタル文書の混在や紙文書保管スペース不足など、多くの自治体が共通して抱える課題も浮き彫りとなっています。
本調査は公益目的事業として実施しており、報告書全文を本会HP上で公開しております。
報告書全文はこちら： https://www.noma.or.jp/keiei/
■調査結果（抜粋）
●約7割が文書管理システムを導入、2020年以降の導入が最多
文書管理システムの導入状況について尋ねたところ、「既に導入している」と回答した自治体は69.0％となり、約7割の自治体で導入が進んでいることが分かりました。
導入時期については、「2020年以降」が30.4％で最も多く、近年になって導入した自治体が一定数あることがうかがえます。特に「市（指定都市・中核市・施行時特例市をのぞく）」と「町・村」では、2020年以降の導入比率が3割を超えており、比較的小規模な自治体でも整備が進み始めていることが示されました。
一方で、「都道府県」では「2000年～2004年」の導入比率が48.5％と高く、自治体の規模や区分によって導入時期に差がみられます。
文書管理システムの導入は全国的に進みつつある一方、自治体の規模や体制によって導入時期には差があることが明らかになりました。
●紙文書の保管スペースは多くの自治体で課題に
庁舎内における紙媒体の公文書の保管スペースについて尋ねたところ、「早急な対策が必要」または「外部移管を急いでいる」と回答した自治体は65.2％となりました。さらに、将来的な懸念まで含めると、9割以上の自治体が紙文書の保管スペースに何らかの課題を抱えていることが分かりました。
また、外部書庫の利用に関しては、「コスト」への懸念が86.5％と最も高く、次いで「情報漏洩」への不安も76.6％にのぼりました。
●デジタル化推進には、法令整備・人材育成・成功事例の共有が求められる
公文書管理のデジタル化を推進するために必要な国の関与について尋ねたところ、「デジタル媒体の公文書の証拠性についての法令等の整備」が57.5％で最も高くなりました。
次いで、「人材育成・確保への支援」が51.9％、「公文書管理のデジタル化に関する成功事例の蓄積と提供」が51.5％となっており、制度面での明確化に加え、自治体職員の知識・技能の向上や、他自治体の取組事例の共有に対するニーズが高いことが分かりました。
■調査概要
調査名称：地方自治体における公文書管理のデジタル化に関する調査調査方法：Web調査
調査期間：2025年11月12日～2026年1月8日
対象：全国の自治体（1,788自治体）
有効回答数：934自治体
※本調査の実施および報告書の作成にあたっては、学習院大学大学院 人文科学研究科アーカイブズ学専攻 教授 下重 直樹 氏よりご指導・ご助言を賜るとともに、株式会社ＮＸワンビシアーカイブズの協力を得て実施いたしました。
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■調査研究報告書について
日本経営協会では、企業や自治体を取り巻く経営課題や社会動向を把握するため、各種調査研究を実施し、その成果を「調査研究報告書」として公開しています。調査結果は分析・整理のうえ報告書として刊行し、会員企業・団体をはじめ広く社会に提供することで、企業や自治体における組織運営や人材マネジメントに関する理解の促進に貢献することを目指しています。
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